为加强公司介绍信和公司及所属单位印章使用的合法性、严肃性和安全性，杜绝不法行为的发生，使印章刻制、启用、封存、废止及介绍信的保管、开具更规范，特制订本办法。

一、印信管理机构

办公室为公司的印信管理部门，机关部门、所属项目部指定专人负责本部门或项目部的印章管理并将保管人信息在办公室备案。公司所属派出机构应设置印章管理专员。

公司对机关各部门、各单位实行公司、项目部（部门）两级管理。公司强化对印信的管理、监督、检查，使印信管理及使用处于受控状态。

二、印章的种类

印章的种类有很多种，按照必要程度可以分为两大类：

　　（一）必备印章：

公司（项目部）公章、合同专用章、公司（项目部）财务专用章、法定代表人（项目经理）名章、发票专用章等。

　　（二）其他用章：

　　部门公章、材料结算专用章、运费结算专用章、已结算章、作废章、工地试验室章、工程档案章、其他工作印章等。

三、印章的作用

公章是代表公司（项目部）的最高法律效力。除法律规定外，它不管对内、对外都反映着公司法人的意志，可以代表公司对外签订合同、收发信函、开具公司证明等。

合同专用章是公司对外签订合同时使用，相关合同的签订在公司经营签约范围内必须加盖合同专用章才能最后生效，因此它代表着公司需承受由此产生的权利和义务，一般公章可以替代合同专用章使用。

财务专用章的用途比较专业化，一般针对单位会计核算和银行结算业务使用。

法定代表人（项目经理）名章是公司法定代表人（项目经理）的个人用章，但必须经过备案方能刻制、使用，法定代表人（项目经理）名章一般由公司（项目部）财务保管，它对外具备一定的法律效力，可以签订合同、出示委托书文件等。

发票专用章是公司在经营活动中购买或开具发票时需加盖的印章。在发票专用章缺少时，可以用财务专用章代替，反之则不可以。

其他印章仅限公司内部使用，如公司内部或上下级间对口业务部门之间等，这些印章的使用一般仅表示事实的确认发生，不具备对外法律效力。

四、印章的管理

（一）印章的刻制

1、公司公章及法定代表人名章的刻制由办公室根据法定批准的营业执照及法人证书提出申请，经法定代表人批准后按规定刻制；

2、项目部所属的印章和机关各部门的印章，须提出申请，确定印章的规格尺寸、格式、内容，经项目（部门）负责人签署意见，报分管领导批准后，交办公室审核同意，由办公室指派专人刻制。

（二）印章的启用

各项目（部门）的必备印章在正式启用前，需经办公室留存印鉴备案后，方可启用。

（三）印章和介绍信的保管

1、公司印章由办公室和财务部分口保管。公司公章、法人名章（对外一般业务）、龙捷市政公司合同章、龙建公司合同章由办公室负责保管。财务章、法人名章（金融财务业务）、发票专用章、现金付（收）讫章由财务部保管。印章要专人专管专用。公司介绍信由办公室指定专人负责保管和使用。有保管期限、保管人、保管交接等记录。

2、各部门及各项目部的所属印章必须指定能坚持原则、办事公正、工作认真负责、组织纪律性强的公司员工专人保管，特别是项目部的公章、财务专用章、项目经理名章、合同专用章等必备印章要专人专管专用，不得委托他人代存代管。要有保管期限、保管人、保管交接等记录。

3、印章保管人员临时外出时可将印章交所在项目部及部门主要负责人保管，要有交接记录。

4、印章保管人应对印章及时清洗，细心保护，确保章印字迹清晰可辩。

5、印章有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向办公室申请更换印章，同时作废印章交公司办公室，并定期销毁。

6、对于违反印章管理使用规定的人员，有关领导对印章保管人进行批评教育；情节严重的，要给予必要的行政处分；触犯法律的，交由司法机关处理。

（四）印章的更换

项目部及机关部门的印章如名称、内容、格式、规格尺寸、隶属关系等变更或不再使用，印章保管人应将原印章交回办公室，以旧换新后再启用新印章。

（五）印章的收回、封存、销毁

1、项目部及机关部门的印章如名称、内容、格式、规格尺寸、隶属关系等不再使用，印章保管人应将原印章交回办公室。

2、项目部所属印章，内容涉及所承建项目名称的印章，在工程结算完成、交工验收后，项目部需将印章交回办公室并填写交接记录，由办公室统一保管。项目部再使用该印章，需到办公室按管理程序执行。

3、收回的印章，区别情况予以封存或销毁。印章销毁须经公司领导批准后方可进行，监销过程不少于2人参加，并填写印章销毁记录。

五、印章的使用

印章的使用实行用印登记审批制度。

（一）公司行政公章

1、公司行政公章管理部门设在办公室，用印必须履行登记审批手续。经办人认真填写《黑龙江龙捷市政轨道交通工程有限公司公章使用登记表》，如实填写用印内容，由各自分管领导审批，并按审批表权限逐级签署意见后，连同需盖章文件等一并交印章专管员，由其审核材料后用印。

2、印章保管人必须亲自用印，用印前须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。用印应端正清晰。

3、公司印章不允许外带，若因工作需要，确需将印章带出，须由部门提交申请，经主管领导批准后方可带出。公章带出期间，责任人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。

4、在法定代表人或其授权人出差期间，用印事项应电话请示法定代表人或其授权人，按规定办理用印手续。

5、以公司名义上报下发的各种公文，由主办部门拟稿（必要时有关部门进行会签），部门领导核稿，公司总经理签发，办公室审核登记编发文号，打印成文后，方可用印。

6、各类证件、证书、聘书必须由各有关职能部门审核制证（制表），经主管领导签批后，由专人到办公室办理用印手续。

7、以公司名义向上级部门报送的各类报表，由职能部门填写，部门负责人签署意见，主管领导审批后，方可用印。

8、因公因私出国（境）申请、登记、审查等，由相关部门审核，经主管领导签字同意后，由有关职能部门到办公室用印。

9、凡不必正式行文但需要以公司名义发出的函件，应按指定格式书写或打印，由部门负责人在存稿上签字，经办公室审核，主管领导签字批准后，方可用印。

10、凡因工作需要，需开具公司介绍信或证明信的，经相关领导签字批准后，方可用印。

11、任何情况下，均不给在空白处及无正文的空白纸张上加盖公章。

12、其他特殊情况，须经公司领导同意，方可用印。

（二）部门印章

1、各部门公章应履行审批登记手续，须经办人认真填写《黑龙江龙捷市政轨道交通工程有限公司部门公章使用登记表》，经本部门主管批准，方可使用。

2、未经本部门领导批准，不得在公司以外地点存放或使用部门印章。

3、部门印章不允许外带，若因工作需要，确需将印章带出，须提交申请，经主管领导批准后方可带出。印章带出期间，责任人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。

4、任何情况下，均不给在空白处及无正文的空白纸张上加盖部门印章。

（三）各项目印章

1、各项目所属的必备印章应履行登记审批手续，须经办人认真填写《黑龙江龙捷市政轨道交通工程有限公司项目部公章使用登记表》，经本项目经理批准，方可使用。

2、未经本项目经理批准，不得在办公室以外地点存放或使用项目印章。

3、项目印章不允许外带，若因工作需要，确需将印章带出，须提交申请，经项目经理批准后方可带出。印章带出期间，责任人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。

4、任何情况下，均不给在空白处及无正文的空白纸张上加盖项目印章。

（四）龙捷合同专用章

龙捷市政公司合同专用章用印必须履行登记手续。须经办人认真填写《黑龙江龙捷市政轨道交通工程有限公司公章使用登记表》，并按公司合同管理办法以及审批表权限逐级签署意见后，连同需盖章文件等一并交印章专管员，由其审核材料后用印。

（五）龙建路桥股份有限公司合同专用章

1.龙建路桥股份有限公司合同专用章保管部门为公司办公室；

2.龙建路桥股份有限公司合同专用章仅限于使用股份公司资质中标承建工程项目的项目经理部使用；

3.龙建路桥股份有限公司合同专用章仅限于项目经理部与劳务派遣公司、机械设备租赁公司及材料供应商签订项目类管理合同使用；

4.龙建路桥股份有限公司合同专用章使用流程：

详见龙捷发2017年11号文件。

（六）财务专用章

财务专用章用印需经总经理审批后，方可用印。

六、公司介绍信使用规定

（一）各部门（项目）需持公司介绍信办理公务或公出时，经主管领导批准签字同意，办公室方可开具；特殊情况需开介绍信时，必须说明用意，不得隐瞒实情。

（二）任何情况，不得开具空白的介绍信。

（三）职工个人事宜需开介绍信的，需本人经有关领导批准签字同意后，办公室方可开具介绍信。

七、本办法经总经理批准发布，自印发之日起执行。

八、本办法由办公室负责解释。

黑龙江龙捷市政轨道交通工程有限公司印信管理制度自２０１７年６月２１日起执行。